CAPÍTULO II: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. QUIÉNES SOMOS
1.1 NÓVILI S.A. Sociedad comercial identificada con el NIT 811023713-4 (en adelante ‘’Nóvili’’) con domicilio principal en la dirección Carrera 41# 10-23, Medellín, Colombia, que para efectos de la presente política será persona jurídica responsable y/o encargadas del tratamiento de datos personales suministrados a través Sitio Web.
2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE NÓVILI.
2.1 El presente capítulo contiene nuestra política aplicable al tratamiento de la información y los datos personales, y tiene como propósito comunicar el tipo de información que recolectamos de nuestros clientes en los procesos de venta y prestación de nuestros servicios, la finalidad de dicha información, cómo la usamos, cuándo la compartimos y cómo la protegemos, así como los derechos que le asisten a los titulares de la información y los procedimientos para ejercerlos.
2.2 Este documento es aplicable al tratamiento de la información recibida de nuestros clientes, aliados estratégicos y proveedores en cada una de nuestras unidades de negocios.
2.3 En Nóvili reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que nuestros clientes suministran a través de los diversos portales y aplicativos, y estamos comprometidos con la protección y manejo adecuado de los mismos, conforme el régimen legal de protección de datos personales aplicable en Colombia de acuerdo a la ley 1581 de 2012.
2.4 Nóvili presume la veracidad de la información suministrada por nuestros clientes y no verifica, ni asume la obligación de verificar dicha veracidad ni la vigencia, suficiencia o autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
3. INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES QUE OBTENEMOS.
3.1 En Nóvili recolectamos información y datos personales de nuestros clientes, aliados estratégicos y proveedores, la cual puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros los siguientes datos:
- Nombres y apellidos
- Correo electrónico (Email)
- Teléfonos fijos y celulares de contacto
- Edad
- Tipo y número de identificación.
- Fecha de nacimiento y género
- Dirección de correspondencia o residencia
- IP del cliente, a través de cookies
- Información y/o datos personales recolectados a través de encuestas u otros métodos de investigación de mercado
3.2 Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, localizados en distintos países, lo cual es autorizado por nuestros clientes al aceptar esta política de tratamiento de información y datos personales.
4. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES.
4.1 La información suministrada por los clientes permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.
4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
4.1 La información recolectada por Nóvili, es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de nuestros aliados estratégicos, proveedores de productos o servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de fidelidad.
4.2 Al aceptar esta política general para el tratamiento de información y datos personales, nuestros clientes, en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan a Nóvili para que realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como, pero no limitados, atención de consultas, quejas y reclamos, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de fidelidad y demás finalidades indicadas en este documento.
4.3 Informamos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores (tales como proveedores de sistemas de herramientas de seguridad para procesamiento de transacciones bancarias, contact centers, operadores de servicios), nuestros asesores comerciales, y que dichas actividades pueden surtirse en países diferentes al lugar en donde se adquiere el producto, y sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio.
4.4 Adicionalmente nuestros clientes, en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de tratamiento, nos autorizan para:
- Usar los datos suministrados por ellos de manera electrónica, a través de Sitios Web, de aplicaciones para teléfonos inteligentes (Smartphones), entre otros, para contactarlos por los diferentes medios registrados, correo electrónico, llamada telefónica, SMS, WhatsApp u otro medio que permita la entrega de la información comercial necesaria para cumplir con el servicio ofrecido por Nóvili.
- Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de nuestros productos y servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que Nóvili mantengan una relación de negocios.
- Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de sus derechos y/o su patrimonio en cuanto dicha defensa tenga relación con los productos y/o servicios contratados por sus clientes.
- Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa, propios de la actividad comercial que desarrollamos.
- Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
- Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
- Transferir y transmitir los datos personales a países distintos de aquellos donde se recolecta la información, para lo cual Nóvili procurará la protección de dichos datos conforme a los estándares de seguridad y confidencialidad establecidos en este documento
5. PROTECCIÓN, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
5.1 La información de nuestros clientes y usuarios es de vital importancia para Nóvili. Por tanto, tenemos establecidos políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que esta sea transmitida. En este sentido, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad reconocidas en la industria, que incluyen transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, tales como cifrado, uso de protocolos seguros, de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.
5.2 Los terceros contratados por Nóvili, están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.
5.3 Todo contrato de Nóvili con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.
6. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
6.1 Los clientes tienen derecho a acceder a los datos personales que se encuentran bajo nuestro control y a ejercer los derechos que les asisten como titulares de los mismos, en los términos de las normas de protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en la presente Política de tratamiento de información y protección de datos.
Los procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares será el previsto en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
6.2 Los clientes tienen derecho a consultar y conocer los detalles del tratamiento de los datos personales que realizamos, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política.
6.3 Para hacer efectivos sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, los clientes titulares de los mismos podrán hacerlo enviando su solicitud al correo electrónico hola@novili.com.co o a través de nuestra página web novili.com.co, de conformidad con la presente política y suministrando los siguientes datos:
- Nombres y apellidos.
- Tipo de documento.
- Número de documento.
- Teléfono.
- Correo electrónico.
- Ciudad y País
- Asunto.
7. USO DE PROPIEDAD INTELECTUAL
7.1 En el caso de que cualquier titular de los datos u otro tercero, consideren que un contenido utilizado en cualquiera de nuestros canales de contacto y comercialización conlleva alguna violación de sus derechos de propiedad intelectual, deberá enviar una comunicación con la siguiente información a las direcciones arriba indicadas:
- Datos personales: nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico del reclamante.
- Firma auténtica, con los datos personales del titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos o de la persona autorizada para actuar en nombre y por cuenta del titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos.
- Indicación precisa y completa del contenido protegido mediante los derechos de propiedad intelectual infringidos, así como su localización.
- Declaración expresa y clara de que la utilización del contenido indicado se ha realizado sin el consentimiento del titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos.
- Declaración expresa, clara y bajo la responsabilidad del reclamante que la información proporcionada en la notificación es exacta y que la utilización del contenido constituye una violación de sus derechos de propiedad intelectual.
Las reclamaciones originadas en estos hechos se someterán en su tratamiento y solución a los trámites jurídicos aplicables, según la naturaleza y alcance de las mismas.
8. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS.
8.1 Nóvili se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta política, en atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de nuestro sitio web o a través del último correo electrónico proporcionado.
9. ACEPTACIÓN.
9.1 Cada cliente acepta el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política, cuando proporciona los datos a través de nuestros puntos de atención, incluyendo el Contact Center, o cuando adquiere o cuando usa cualquiera de nuestros productos o servicios, o cuando hace “clic” en la función “Aceptar”, "Reservar", "Solicitar", "Agendar" o algún botón que exprese una acción o si sigue navegando en nuestros sitios web.
10. GOBERNABILIDAD Y CAMBIOS A LA POLÍTICA.
10.1 Para la modificación de la presente política, se requerirá de la previa y expresa autorización del comité de hábeas data, el cual estará integrado por: Director General, Director Administrativo y Director de CRM. El comité de hábeas data se reunirá por solicitud de cualquiera de sus miembros y analizará las razones y alcance la modificación requerida o propuesta, la cual deberá ser comunicada a la compañía y a los terceros parte de los grupos de interés, a través de la página web de Nóvili. De cada modificación se dejará constancia escrita suscrita por los integrantes, y las modificaciones al manual serán de obligatorio e inmediato cumplimiento.
11. VIGENCIA.
11.1 Esta Política General de tratamiento de información y protección de datos personales, es efectiva desde la fecha de su publicación.
Fecha de publicación de los T&C: Junio 13 de 2024.
